CHƯƠNG 1 – GIỚI THIỆU CHUNG

1.1. Giới thiệu chung

Danh sách các công việc cần chuẩn bị trước khi sử dụng AcpiNet
Việc chuẩn bị cẩn thận trước khi sử dụng AcpiNet là rất quan trọng. Nó giúp cho việc khai thác thông tin sau này dễ dàng và hiệu quả, tránh những sửa chữa, làm đi làm lại nhiều lần.
Công việc chuẩn bị liên quan đến 2 vấn đề:
– Hệ thống hoá các thông tin
– Hệ thống hoá quy trình xử lý thông tin.
Dưới đây là danh sách các công việc cần phải chuẩn bị trước khi sử dụng AcpiNet:
– Hệ thống hóa các nghiệp vụ, yêu cầu về quản lý
– Hiểu rõ cách tổ chức và xử lý thông tin trong AcpiNet
– Xây dựng phương án tổ chức và xử lý thông tin từ thực tế của doanh nghiệp và chương trình AcpiNet.
– Phân công công việc giữa các nhân viên trong phòng kế toán trong điều kiện ứng dụng AcpiNet
– Chuẩn bị các thông tin ban đầu, các tham số hệ thống
– Quy định về mã hóa các danh mục từ điển
– Chuẩn bị các số dư, tồn đầu, số phát sinh lũy kế
– Nắm rõ quy trình thực hiện công việc kế toán trên phần mềm.

1.2. Hệ thống hóa các nghiệp vụ và yêu cầu về quản lý

Hệ thống hóa các nghiệp vụ và các yêu cầu về quản lý:
– Liệt kê các quy trình nghiệp vụ.
– Vẽ quy trình, trình tự thực hiện cho từng nghiệp vụ
– Liệt kê và thống nhất các thông tin cho từng loại nghiệp vụ phát sinh (mua hàng, bán hàng, nhập kho, xuất kho, thu tiền, thanh toán…)
– Liệt kê và thống nhất các mẫu báo cáo.

1.3. Tổ chức thông tin kế toán trong AcpiNet

Việc nắm rõ cách tổ chức thông tin của AcpiNet cùng với việc xác định rõ các yêu cầu về quản lý sẽ giúp cho chúng ta tổ chức thông tin và quy trình xử lý thông tin một cách phù hợp và tiện lợi nhất.
Cần phải nắm rõ AcpiNet có các phân hệ nghiệp vụ gì, trong mỗi phân hệ thì có các nghiệp vụ, quy trình cập nhật và xử lý của từng nghiệp vụ như thế nào. Các màn hình nhập liệu thông tin đầu vào có các thông tin gì và chúng được xử lý như thế nào.
AcpiNet quản lý các đối tượng gì tương ứng với các danh mục từ điển nào.
Xác định rõ các tham số hệ thống và các tham số tuỳ chọn của AcpiNet được sử dụng như thế nào.
Một phần không kém phần quan trọng là phải làm rõ những thông tin nào mà phần mềm không quản lý được, những báo cáo nào mà phần mềm không cung cấp được. Xác định xem liệu phần mềm có thể hỗ trợ một phần nào đó để có thể lên được các báo cáo cần thiết không? Phần mềm có thể kết xuất dữ liệu ra EXCEL các thông tin cần thiết phục vụ cho việc xử lý tiếp theo để lên được báo cáo không.
Các trường thông tin quản lý trong AcpiNet gồm có:
– Các trường thông tin “bắt buộc”: tài khoản, khách hàng (khách hàng, nhà cung cấp, các đối tượng công nợ phải thu, phải trả), vật tư (vật tư, hàng hóa, thành phẩm), kho hang, ngân hàng.
– Trường đơn vị thành viên (đơn vị cơ sở) để phân biệt số liệu của từng đơn vị thành viên. Các đơn vị thành viên có thể là các chi nhánh, các nhà máy, các cửa hàng…
– Chương trình cho phép lên được các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán riêng biệt cho từng đơn vị thành viên.
– Trường bộ phận hạch toán để theo dõi doanh thu, chi phí của các phòng ban, trung tâm, phân xưởng, công đoạn sản xuất… phục vụ quản trị doanh thu, chi phí theo phòng ban cũng như hỗ trợ tính giá thành sản phẩm sản xuất (theo dõi phân xưởng, công đoạn sản xuất).
– Như vậy với 2 trường đơn vị thành viên, bộ phận hạch toán chương trình cho phép quản lý tổ chức công ty đến 3 mức: Phòng ban/Bộ phận hạch toán – Chi nhánh/Đơn vị thành viên – Công ty (lên số liệu tổng hợp của tất cả các đơn vị thành viên).
– Trường nhân viên bán hàng để theo dõi các nhân viên kinh doanh/bán hàng. Có thể sử dụng trường này để theo dõi bộ phận kinh doanh, đại lý bán hàng.
– Trường dự án để quản lý các dự án, vụ việc hoặc công trình xây lắp, theo dõi doanh thu, chi phí và tính giá thành dự án, công trình.
– Trường khoản mục phí để theo dõi các chi phí theo khoản mục. Các khoản mục phí có thể được chia vào các tiểu khoản của các tài khoản chi phí, khi này thì không cần đến trường khoản mục phí.
– Và các trường quản lý khác.

1.4. Tổ chức dữ liệu tập trung hoặc phân tán đối với các đơn vị ở xa

Hiện nay internet đã có mặt ở khắp nơi nên có thể tổ chức dữ liệu tập trung tại 1 điểm (tại công ty mẹ hoặc ở trung tâm dữ liệu đi thuê) và các đơn vị ở xa thì làm việc qua đường internet.
Ngoài ra có thể tổ chức dữ liệu phân tán ở từng điểm ở xa và sau đó export chuyển về công ty mẹ rồi import vào.

1.5. Phân công công việc và quyền truy nhập chương trình

Lên danh sách các người sử dụng, quy định tên truy nhập chương trình và phân quyền truy nhập vào các chức năng cần thiết trong chương trình.

1.6. Chuẩn bị các thông tin ban đầu, các tham số tùy chọn

Các thông tin ban đầu, các tham số tùy chọn:
– Các thông tin chung liên quan đến doanh nghiệp như tên, địa chỉ, mã số thuế…
– Đồng tiền hạch toán
– Năm tài chính, kỳ nhập liệu đầu tiên
– Khai báo số chữ số thập phân được hiện ở các trường số lượng, đơn giá, tiền ngoại tệ…
– Xác định định kỳ lưu trữ số liệu…

1.7. Quy định về mã hóa các danh mục từ điển

Các danh mục từ điển cần xây dựng gồm có: danh mục các đơn vị thành viên (đơn vị cơ sở), danh mục tiền tệ, danh mục tài khoản, tiểu khoản, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục vụ việc (công trình, hạn mục công trình, đề án, …), danh mục khế ước vay, danh mục kho hàng, danh mục vật tư hàng hoá, danh mục bộ phận hạch toán, danh mục thuế suất, danh mục TSCĐ, danh mục trường tự do…
Liệt kê danh sách các mục/danh điểm của từng danh mục từ điển.
Xác định cách thức mã hoá của từng danh mục từ điển. Việc mã hoá như thế nào để đảm bảo phục vụ được công tác quản lý, lên được các báo cáo cần thiết đồng thời dễ nhớ, dễ sử dụng. Việc mã hoá phải được lưu ý đặc biệt trong trường hợp số liệu được cập nhật ở nhiều nơi và sau đó được gửi và copy vào một cơ sở dữ liệu trung tâm.
Xác định cách thức phân loại, phân nhóm các danh mục từ điển để lên được các báo cáo quản lý cần thiết. Phân nhóm khách hàng, phân nhóm các nhà cung cấp, phân nhóm vật tư, phân nhóm TSCĐ, phân nhóm dự án…
 Gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hoá của các danh mục
– Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn. Một tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC.
– Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ…
– Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3 cấp. Ví dụ đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu bằng HCM…
– Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên thì đối với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên – ví dụ có tiếp đầu ngữ là để phân biệt các mã của các đơn vị thành viên khác nhau.
Lưu ý khi mã hoá không nên để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại là một phần trong mã của một danh điểm khác. Ví dụ không được mã KLABC và KLABC1. Trong trường hợp này phải mã là KLABC1 và KLABC2. Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau.

1.8. Chuẩn bị các số dư đầu, tồn đầu và các số phát sinh lũy kế

Các số dư đầu, tồn đầu và các số phát sinh lũy kế cần phải chuẩn bị:
– Số dư đầu của các tài khoản
– Số dư đầu về công nợ: của từng đối tượng công nợ (khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ khác), của từng hóa đơn.
– Số tồn kho và số dư đầu của các mặt hàng, vật tư và thành phẩm ở từng kho, ở từng dự án.
– Số liệu ban đầu liên quan đến TSCĐ: nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị khấu hao…
– Các số phát sinh luỹ kế của các tiểu khoản, của các dự án đối với các doanh nghiệp có sử dụng các báo cáo liên quan đến các số phát sinh lũy kế…

1.9. Quy trình thực hiện công việc kế toán trên phần mềm AcpiNet

Quy trình thực hiện công việc kế toán trên phần mềm AcpiNet như sau:
– Khai báo và phân quyền cho người sử dụng
– Các khai báo ban đầu
– Khai báo các danh mục
– Nhập các số dư, số tồn kho ban đầu
– Nhập các số dư ban đầu riêng của từng phân hệ
– Thực hiện/cập nhật các giao dịch/chứng từ phát sinh
– Truy vấn số liệu, thông tin trong quá trình làm việc
– Khóa số liệu kỳ/tháng
– Thực hiện các xử lý cuối kỳ/tháng
– Lên các báo định kỳ/tháng
– Đóng sổ/số liệu kỳ/tháng
– Lên các sổ sách, báo cáo tài chính năm
– Đóng sổ/số liệu năm
– Kết chuyển số dư, số tồn cuối năm sang năm làm việc mới.
– Khai báo và phân quyền cho người sử dụng thực hiện ở phân hệ hệ thống.
Các thông tin ban đầu khai báo ở phân hệ hệ thống gồm có:
– Khai báo thông tin đơn vị sử dụng
– Khai báo các tham số hệ thống
Các từ điển dùng chung tại Menu Danh Mục gồm có:
– Danh mục tài khoản
– Danh mục ngân hàng
– Danh mục đối tượng
– Danh mục kho hàng
– Danh mục lô hàng
– Danh mục xe vận chuyển
– Danh mục nhập xuất kho
– Danh mục công trình – dự án
Nhập các số dư, số tồn ban đầu tại Menu Chức Năng gồm có:
– Số dư đầu năm các tài khoản (bao gồm tài khoản thường và tài khoản công nợ)
– Tồn kho đầu năm
– Sản phẩm dở dang đầu năm
– Công trình, dự án dở dang đầu năm
– Hợp đồng, vụ việc dở dang đầu năm

CHƯƠNG 2 – QUY ƯỚC CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH

2.1. Hệ thống menu

Màn hình sắp xếp tổ chức Menu phần mềm AcpiNet như sau:

– Bên Trái là các phân hệ nghiệp vụ.
– Bên phải là chứng từ cập nhật số liệu theo từng phân hệ tương ứng.
– Dưới các chứng từ cập nhật số liệu là danh sách các báo cáo liên quan tương ứng với các phân hệ kế toán.
– Bên trên cùng là Menu chính của chương trình bao gồm khai báo các tham số hệ thống – Danh mục – Các chứng từ – Chức năng và Báo cáo.

2.2. Các thanh công cụ và phím chức năng

Trong chương trình khi thực hiện giao dịch, xem báo cáo chương trình hiện thanh công cụ để để biết có thể thực hiện các thao tác nào – thêm mới, sửa, xóa, in, xem, tìm kiếm… Hình dưới là màn hình minh họa.
– Thanh công cụ khi nhập liệu chứng từ

Trong thanh công cụ khi nhập liệu gồm có: Thêm mới – Copy chứng từ – Sửa chứng từ – Xóa chứng từ – Tìm kiếm – In chứng từ – Đánh số chứng từ – Khai báo màn hình nhập chứng từ
– Thanh công cụ khi nhập liệu trong danh mục

– Thanh công cụ khi xem trong báo cáo

Trong thanh công cụ khi xem báo cáo gồm có: In báo cáo – Kết xuất dữ liệu – Tính tổng theo cột – Sửa chứng từ ngay trong khi xem báo cáo – Lọc lại báo cáo Để thực hiện một thao tác xử lý ta click chuột vào biểu tượng tương ứng. Hoặc có thể dùng phím tắt – bấm phím chức năng tương ứng. Bên dưới liệt kê một số phím ứng với các chức năng thường dùng.
• F1 – Trợ giúp
• F2 – Thêm mới
• F3 – Sửa một bản ghi
• F4/Ctrl+F – Tìm kiếm
• F5 – Tải lại dữ liệu (Refesh)
• F6 – Gộp mã danh mục
• F7 – In
• F8 – Xoá một bản ghi
• F9 – Lọc tìm chứng từ
• F10 – Phân nhóm danh mục
• F12 – Kê khai thuế VAT, phí trên các chứng t (nếu có)..
• Esc – Thoát
• Ctrl + A – Chọn tất cả. Ví dụ chọn tất cả các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ…
• Ctrl + U – Không chọn tất cả.
(* Hệ thống phím tắt này có thể được khai báo tủy chỉnh lại).

2.3. Quy tắc làm tròn số

Trong thực tế, người dùng thường làm tròn số trong một số nghiệp vụ thanh toán để đáp ứng yêu cầu này chương trình cho phép làm tròn số tiền.
Cụ thể xét một số trường hợp sau:
Thành tiền = Số lượng x Đơn giá
Khi thành tiền được làm tròn cho chẵn, người dùng cần nhập số lượng và thành tiền trước để chương trình tự động chia ra đơn giá chính xác. Còn khi người dùng muốn nhập đơn giá và sửa thành tiền thì chênh lệnh với số tiền của chương trình tính không vượt quá số được khai báo trong “Làm tròn đơn giá x số lượng và thành tiền thực tế”
Chiết khấu = Tổng tiền tính chiết khấu x % chiết khấu
Khi chiết khấu được tính tròn, người dùng có thể gõ lại giá trị cho đúng nhưng chênh lệch giữa chiết khấu do chương trình tính và người dùng nhập không được vượt quá số được khai báo trong “Làm tròn tiền chiết khấu”
Thuế GTGT = Tổng tiền tính thuế x % thuế GTGT
Khi thuế GTGT được tính tròn, người dùng có thể gõ lại giá trị cho đúng nhưng chênh lệch giữa thuế GTGT do chương trình tính và người dùng nhập không được vượt quá số được khai báo trong “Làm tròn tiền thuế”

CHƯƠNG 3 – XÂY DỰNG DANH MỤC VÀ CẬP NHẬT SỐ DƯ ĐẦU KỲ

3.1. Xây dựng Danh mục

3.1.1. Danh mục tài khoản

Đường dẫn: Menu Danh mục\Tài khoản kế toán
Chức năng: Danh mục tài khoản dùng để phản ánh số liệu, chỉ tiêu của toàn bộ hệ thống kế toán đơn vị. Hầu hết các thông tin kế toán đều được phản ánh tương ứng trên từng danh mục.
Thông thường khi mới cài đặt thì chương trình đã cài sẵn một danh mục tài khoản. Ta có thể thêm, bớt cho phù hợp với doanh nghiệp
Lưu ý: Danh mục tài khoản có thể được cập nhật ngay trong khi đang cập nhật chứng từ. Mọi nghiệp vụ kế toán chỉ được định khoản vào các tài khoản chi tiết (Tài khoản chi tiết là những tài khoản không chứa tài khoản con).
Giao diện trong danh mục tài khoản

Từ giao diện này chúng ta có thể kích chuột vào các biểu tượng trên thanh công cụ như hướng dẫn ở trên hoặc dùng các phím chức năng để có thể thao tác: Thêm mới – Sửa – Xóa – Gộp mã – Kết xuất – Phân nhóm đối tượng
Giao diện cập nhật tài khoản kế toán

Giải thích các thông tin về tài khoản
Tài khoản Số hiệu tài khoản.
Số hiệu tài khoản là duy nhất trong danh mục tài khoản.
Tên tài khoản Tên tài khoản
Tài khoản mẹ Để trống nếu là tài khoản cấp 1
Chi tiết theo ngoại tệ Tài khoản có theo dõi theo tiền ngoại tệ hay không (Chú ý nếu nhiều đồng ngoại tệ thì phải tách tài khoản tương ứng)
Nằm trong bảng cân đối kế toán Dùng cho các tài khoản tài sản và nguồn vốn (Tk đầu 1 đến đầu 4). Khi chuyển số dư sang năm sau, chương trình sẽ chỉ chuyển số dư của những tài khoản Nằm trong bảng cân đối kế toán.
Chi tiết theo đối tượng Theo dõi chi tiết theo đối tượng (Tk công nợ)
Chi tiết theo nhân viên Theo dõi chi tiết theo nhân viên
Chi tiết theo sản phẩm Theo dõi chi tiết theo sản phẩm
Chi tiết theo công trình Theo dõi chi tiết theo công trình dự án
Chi tiết theo hợp đồng Theo dõi chi tiết theo hợp đồng vụ việc
Chi tiết theo bộ phận Theo dõi chi tiết theo bộ phận

3.1.2. Danh mục ngân hàng

Đường dẫn: Menu Danh mục\Ngân hàng Chức năng: Dùng để khai báo các Ngân hàng mà đơn vị có mở tài khoản.
Giải thích các thông tin về Danh mục Ngân hàng

Mã ngân hàng Mã ngân hàng
Ngân hàng – Chi nhánh Chi tiết thông tin ngân hàng
Số tài khoản Cập nhật số tài khoản đơn vị
Địa chỉ mở tài khoản Địa chỉ ngân hàng mở tài khoản
Tỉnh/TP Tỉnh –TP ngân hàng giao dịch

3.1.3. Danh mục nhóm đối tượng

Đường dẫn: Menu Danh mục\Đối tượng\Danh mục nhóm đối tượng
Chức năng
Danh mục nhóm đối tương dùng để khai báo các nhóm cho danh mục đối tượng:

Giải thích các thông tin về nhóm đối tượng
Mã nhóm Mã nhóm đối tượng.
Tên nhóm Tên nhóm.
Nhóm mẹ Dùng để phân cấp nhóm mẹ – nhóm con

3.1.4. Danh mục đối tượng chi tiết

Đường dẫn: Menu Danh mục\Đối tượng\Đối tượng chi tiết
Chức năng: Khai báo các đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, các tổ chức, cá nhân có giao dịch với đơn vị. Theo dõi các nghiệp vụ phát sinh, công nợ liên quan đến các đối tượng được khai báo.

Giải thích các thông tin về đối tượng
Mã đối tượng Mã đối tượng là duy nhất, không được trùng với mã đã có trong danh mục.
Tên đối tượng Tên đối tượng
Địa chỉ Địa chỉ của đối tượng, dùng để in phiếu thu chi, nhập xuất (nếu có).
Vùng Địa điểm vùng của đối tượng (Chọn trong danh mục vùng)
Điện thoại/Fax Điện thoại/fax đối tượng (nếu có).
Email Email của đối tượng (nếu có).
Số tài khoản Mã số thuế của đối tượng (nếu có).
Ngân hàng – Chi nhánh Thông tin ngân hàng đối tượng
Tỉnh/TP Tỉnh/TP ngân hàng
Nhóm đối tượng Thuộc danh mục nhóm đối tượng
Phân loại bán hàng Phân loại khác hàng bán buôn hay bán lẻ. Danh mục hàng hóa cũng có giá bán buôn, bán lẻ tương ứng.
Giao dịch Trong trường hợp đối tượng không còn có phát sinh thêm nữa thì có thể khai báo là đình chỉ để mã đối tượng không còn hiện ra khi cập nhât chứng từ mới

3.1.5 Kho vật tư

Đường dẫn: Menu Danh mục\Kho vật tư
Chức năng
Danh mục kho hàng dùng để khai báo các kho vật tư hàng hoá

Giải thích các thông tin về kho hàng
Mã kho Mã kho hàng.
Mã kho là duy nhất, không được trùng với mã đã có trong danh mục.
Tên kho Tên kho vật tư hàng hoá.
Địa chỉ Địa chỉ kho hàng

3.1.6 Danh mục Nhóm Vật tư, hàng hóa dịch vụ

Đường dẫn: Menu Danh mục\Vật tư, hàng hóa dịch vụ\ Nhóm vật tư, hàng hóa dịch vụ
Chức năng
Danh mục nhóm vật tư dùng để khai báo các nhóm cho danh mục vật tư:

Giải thích các thông tin về nhóm vật tư
Mã nhóm Mã nhóm vật tư, hàng hoá, sản phẩm.
Tên nhóm Tên nhóm.
Nhóm mẹ Dùng để phân cấp nhóm mẹ – nhóm con

3.1.7. Danh mục Vật tư, hàng hóa dịch vụ

Đường dẫn: Menu Danh mục\Vật tư, hàng hóa dịch vụ
Chức năng: Khai báo các thông tin về Vật tư, hàng hóa, dịch vụ

Giải thích các thông tin về vật tư
Mã vật tư Mã vật tư, hàng hoá, sản phẩm
Tên vật tư Tên vật tư hàng hoá.
Đơn vị tính Đơn vị tính.
Mô tả, quy cách
Đơn vị quy đổi Đơn vị quy đổi.
Loại vật tư – Vật tư hàng hóa (Tk 152, 153, 154, 156)
– Thành phẩm (Tk 155)
– Dịch vụ (Không theo dõi kho)
– Yếu tố giá thành (Các yếu tố trong giá thành: Nhân công, máy móc, chi phí SXC)
Giá mua Dùng cho mặt hàng có giá mua ổn định. Khi nhập mua hàng sẽ điền giá nhanh.
Giá bán buôn Dùng cho mặt hàng có giá bán buôn ổn định. Khi bán hàng sẽ điền giá nhanh.
Giá bán lẻ Dùng cho mặt hàng có giá bán lẻ ổn định. Khi bán hàng sẽ điền giá nhanh.
Đơn vị quy đổi 1 Áp dụng cho những loại vật tư hàng hóa có nhiều đvt cần theo dõi và tính toán
Hệ số 1 Hệ số quy đổi
Giá mua (Dvt1) Giá mua theo Đvt 1
Giá bán buôn (Dvt1) Giá bán buôn theo Đvt 1
Giá bán lẻ (Dvt1) Giá bản lẻ theo Đvt 1
Đơn quy đổi 2 Tương tự Đvt1
Hệ số 2
Giá mua (Dvt2)
Giá bán buôn (Dvt2)
Giá bán lẻ (Dvt2)
Mã nhóm Gắn nhóm vật tư cho vật tư
Tài khoản vật tư Tài khoản theo dõi hàng tồn kho.
Tài khoản giá vốn Tài khoản ghi nợ giá vốn khi bán hàng.
Tài khoản doanh thu Số hiệu tài khoản ghi nhận doanh thu
TK hàng bán trả lại Số hiệu tài khoản hàng bán bị trả lại

3.1.8. Lô hàng

Đường dẫn: Menu Danh mục\Lô Hàng
Chức năng: Khai báo quản lý lô hàng hóa, vật tư

Giải thích thông tin về Lô
Mã lô Đặt mã lô
Tên lô Diễn giải lô
Ngày sản xuất Ngày sản xuất
Ngày hết hạn Ngày hết hạn

3.1.9. Danh mục xe vận chuyển

Đường dẫn: Menu Danh mục\ Xe vận chuyển
Chức năng: Khai báo danh mục Xe vận chuyển

Giải thích thông tin Xe vận chuyển
Mã xe (Biển số) Biển số xe
Tên xe Tên xe
Lái xe Tên lái xe

3.1.10. Danh mục Nhập xuất kho

Đường dẫn Menu Danh mục \ Nhập xuất kho
Chức năng:
Danh mục dạng nhập xuất dùng để khai báo các kiểu nhập xuất vật tư hàng hoá.

Giải thích thông tin:
Mã nhập xuất Mã dạng nhập xuất.
Mã dạng nhập xuất là duy nhất, không được trùng với mã đã có trong danh mục. Nên đặt theo tài khoản lien quan đến nghiệp vụ để dễ nhớ.

Tên nhập xuất Tên, diễn giải dạng nhập xuất

Kho nhập Kho nhập mặc định. Khi làm phiếu chọn mã nhập xuất, chương trình sẽ tự điền kho nhập.
Kho xuất Kho xuất mặc định. Khi làm phiếu chọn mã nhập xuất, chương trình sẽ tự điền kho xuất.
Tài khoản ngầm định Trong Phần Phiếu Nhập, Chi Phí, Hàng bán trả lại là TK Có.
Trong phần Hoá đơn, Phiếu xuất, Lắp ráp là TK Nợ.

Định khoản kế toán Khi phát sinh 1 phiếu nhập xuất, dữ liệu sẽ lên hệ thống báo cáo kho. Nếu mã nhập xuất có định khoản kế toán thì số liệu đó sẽ lên cả hệ thống báo cáo kế toán và ngược lại. Những mã nhập xuất không định khoản kế toán dùng trong trường hợp khử đúp chứng từ. Ví dụ mua/bán hàng trả tiền ngay, bộ phận quỹ sẽ tạo phiếu thu/chi, nên cặp định khoản liên quan đến tiền trên phiếu nhập/xuất kho sẽ không ghi nhận bên kế toán nữa.

3.1.11. Danh mục Công trình – Dự án

Đường dẫn: Menu Danh mục\Công trình – Dự án
Chức năng : Danh mục công trình dùng để khai báo các công trình dự án của đơn vị xây lắp. Dùng để tập hợp chi phí, tính giá thành xây lắp.

Thông tin danh mục này chỉ bao gồm mã công trình, tên công trình. Nếu có phân cấp theo hạng mục công trình thì điền thông tin cấp trên.

3.1.12. Danh mục thuế VAT

Đường dẫn: Menu Danh mục\ Thuế VAT
Chức năng : Danh mục Thuế VAT dùng để khai báo thuế GTGT. Chương trình đã có sẵn các mã thuế thường dùng.

Giải thích các thông tin về biểu thuế
Mã thuế = Ký tự loại + Thuế suất + Ký tự phụ (nếu có).
Ví dụ: V10 là thuế đầu vào 10%, R05 là thuế đầu ra 5%
Tên thuế Diễn giải tên của mã loại thuế.
Loại thuế Thuế đầu vào/ Thuế đầu ra
Thuế suất % Thuế suất thuế GTGT
Tài khoản thuế Tài khoản theo dõi thuế
Cho phép sửa tiền thuế Gõ lại tiền thuế trong phạm vi cho phép
Chỉ tiêu bảng kê Chỉ tiêu trên bảng kê mua vào, bán ra.

3.1.13. Danh mục Khoản mục thu chi

Đường dẫn: Menu Danh mục\Khoản mục thu chi
Chức năng: Dùng để khai báo các khoản mục thu – chi

Giải thích các thông tin về các khoản mục.
Mã khoản mục Mã khoản mục.
Tên khoản mục Tên của khoản mục

3.1.14. Danh mục hợp đồng, vụ việc

Đường dẫn: Menu Danh mục \ Hợp đồng, vụ việc
Chức năng: Danh mục này dùng để quản lý các hợp đồng mua, bán, vay, giao dịch khác giữa đơn vị và đối tác. Theo dõi công nợ theo từng hợp đồng, vụ việc. Tập hợp chi phí tính để tính lãi lỗ cho từng hợp đồng, vụ việc.

Giải thích các thông tin về hợp đồng
Mã hợp đồng Mã hợp đồng
Tên hợp đồng Diễn giải nội dung của hợp đồng, vụ việc
Đối tượng Tên đối tượng
Ngày ký hợp đồng Ngày ký hợp đồng, vụ việc
Ngày hiệu lực Nhập ngày có hiệu lực của hợp đồng, vụ việc
Ngày hết hạn Ngày kết thúc hiệu lực hợp đồng, vụ việc
Mã tiền tệ Loại tiền theo dõi của hợp đồng, vụ việc
Giá trị ngoại tệ Giá trị ngoại t (nếu có).
Tỷ giá quy đổi Tỷ giá
Giá trị VND Giá trị hợp đồng theo đồng tiền hạch toán (VND)

3.1.15. Danh mục bộ phận – phòng ban

Đường dẫn: Menu Danh mục\ Bộ phận – Phòng ban
Chức năng: Danh mục bộ phận dùng để theo dõi quản lý theo bộ phận, phòng ban trong đơn vị.
Giao diện Danh mục

Các thông tin về bộ phận
Mã bộ phận Mã bộ phận phòng ban cần quản lý
Tên bộ phận Tên bộ phận
Cấp trên Phân cấp bộ phận

3.1.16. Danh mục nhân viên

Đường dẫn: Menu Danh mục\Nhân viên
Chức năng : Theo dõi, quản lý danh sách nhân viên.
Giao diện:

Giải thích các thông tin về nhân viên
Mã nhân viên Khai báo mã cán bộ nhân viên
Họ và tên Họ tên đầy đủ của cán bộ nhân viên
Ngày sinh Ngày sinh của nhân viên
Giới tính Chọn giới tính nhân viên

3.1.17. Danh mục Vùng, địa bàn

Đường dẫn: Menu Danh mục\Vùng, địa bàn
Chức năng: Danh mục vùng, địa bàn để khai báo các vùng mua bán, tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm. Mã vùng được gắn với đối tượng trong danh mục đối tượng.
Giao diện:

Giải thích các thông tin về vùng, địa bàn
Mã vùng Mã vùng, địa bàn
Tên vùng Tên của vùng, địa bàn
Cấp trên Phân cấp vùng

3.1.18. Danh mục Tăng giảm tài sản cố định

Đường dẫn: Menu Danh mục\Tăng giảm tài sản cố định
Chức năng: Khai báo Loại tăng giảm tài sản cố định
Giao diện:

Danh mục này có sẵn số liệu. Thường không phải khai báo thêm.

3.2. Cập nhật số dư đầu kỳ

3.2.1 Số dư đầu năm

– Đường dẫn: Menu Chức năng\Dữ liệu đầu năm\Số dư đầu năm
– Chức năng: Khai báo số dư ban đầu của các tài khoản khi bắt đầu sử dụng chương trình.
Lưu ý: Với các tài khoản khai báo trong danh mục tài khoản các thuộc tính theo dõi chi tiết theo ngân hàng (Tk 112), công nợ, chi tiết theo hợp đồng, sản phẩm, công trình, bộ phận, nhân viên thì khi nhập số liệu bắt buộc phải chọn các trường chi tiết tương ứng.
Màn hình cập nhật số dư tài khoản

Màn hình cập nhật số dư công nợ khách hàng

Giải thích các thông tin về số dư đầu kỳ
Tài khoản Chọn số hiệu tài khoản (tài khoản chi tiết).
Ngân hàng Chọn (Nếu bắt buộc)
Đối tượng Chọn (Nếu bắt buộc)
Hợp đồng Chọn (Nếu bắt buộc)
Sản phẩm Chọn (Nếu bắt buộc)
Công trình Chọn (Nếu bắt buộc)
Bộ phận Chọn (Nếu bắt buộc)
Nhân viên Chọn (Nếu bắt buộc)
Dư nợ Nt Số dư nợ ngoại tệ
Dư có nt Số dư có ngoại tệ
Dư nợ VND Số dư nợ
Dư có VND Số dư có
Theo dõi công nợ có hạn thanh toán Đối với các tài khoản công nợ muốn theo dõi theo hạn thanh toán thì tách nhỏ các khoản nợ theo hạn thanh toán và điền thông tin hạn thanh toán vào chỉ tiêu này.

3.2.2. Tồn kho đầu năm

Đường dẫn: Menu Chức Năng\Tồn kho đầu năm
Chức năng: Khai báo số tồn kho đầu kỳ của từng vật tư hàng hoá chi tiết với từng kho, mặt hàng khi bắt đầu sử dụng chương trình
Màn hình cập nhật:

Giải thích các thông tin về số dư đầu kỳ
Mã kho Chọn mã kho vật tư hàng hoá.
Mã vật tư Chọn mã vật tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ
Đơn vị tính Đơn vị tính
Tài khoản Tài khoản theo dõi tồn kho vật tư hàng hóa
Lô hàng Số lô hàng (nếu có).
Số lượng Số lượng (theo đơn vị tính đã chọn)
Giá Giá vốn vật tư, hàng hóa/1 đơn vị
Tiền Tổng tiền

3.2.3. Sản phẩm dở dang đầu năm

Đường dẫn: Menu Chức năng\Sản phẩm dở dang đầu năm
Chức năng: Khai báo số dư đầu kỳ của sản phẩm đầu năm
Màn hình cập nhật

Giải thích các thông tin về Sản phẩm dở dang đầu năm
Tài khoản Chọn tài khoản theo dõi sản phẩm dở dang
Mã sản phẩm Mã sán phẩm dở dang
Số lượng dở dang Số lượng dở dang
Mức độ hoàn thành Mức độ hoàn thành
Tiền dở dang Tiền dở dang
Đối với các phương pháp tính giá thành yêu cầu dở dang chi tiết theo yếu tố thì cần cập nhật yếu tố dở dang ở lưới phía dưới.
Chú ý: Phải luôn đảm bảo số tiền dở dang của tài khoản 154x bằng với số dư của tài khoản 154x khai báo trong phần số dư tài khoản đầu năm.

3.2.4. Công trình, dự án dở dang

Đường dẫn: Menu chức năng\ Công trình, dự án dở dang đầu năm
Chức năng: Cập nhật số dư đầu năm cho các công trình dự án đầu năm
Màn hình cập nhật

Chú ý: Phải luôn đảm bảo số tiền dở dang của tài khoản 154x bằng với số dư của tài khoản 154x khai báo trong phần số dư tài khoản đầu năm.

3.2.5. Hợp đồng, vụ việc dở dang đầu năm

Đường dẫn: Menu Chức năng\Dữ liệu đầu năm\Hợp đồng, vụ việc dở dang
Chức năng:
Màn hình cập nhật:

Chú ý: Phải luôn đảm bảo số tiền dở dang của tài khoản 154x bằng với số dư của tài khoản 154x khai báo trong phần số dư tài khoản đầu năm.

CHƯƠNG 4 – CẬP NHẬT CHỨNG TỪ

4.1. Cập nhật chứng từ kế toán

4.1.1. Phiếu thu tiền mặt

Đường dẫn: Menu Chứng từ\Phiếu thu tiền mặt hoặc Phân hệ Vốn bằng tiền\Phiếu thu tiền mặt . Chương trình sẽ hiển thị ra danh sách các phiếu thu đã làm từ trước đó, số phiếu thu hiện ra từ ngày nào đến hiện tại được người dùn g tự khai báo. Sau khi ở giao diện liệt kê các phiếu thu, người dùng bấm nút thêm mới trên thanh công cụ/ bấm chuột phải chọn têm mới hoặc bấm phím nóng chức năng F2
Chức năng: Theo dõi việc nhận/thu tiền mặt từ các nghiệp vụ kế toán liên quan
Màn hình hiển thị và màn hình cập nhật

Trên màn hình hiển thị Phiếu thu tiền mặt người dùng có thể thao tác các chức năng : Thêm mới – Copy chứng từ – Sửa – Xóa – Xem trước – In – Đánh lại số chứng từ
Giao diện cập nhật phiếu thu:

Giải thích các thông tin trên phiếu thu
Ngày chứng từ Ngày cập nhật chứng từ
Số phiếu Số phiếu thu – chương trình đánh tự động
Tiền tệ Chọn loại tiền hạch toán
Tỷ giá Người dùng tự cập nhật tỷ giá
Ông/ bà Tên người nộp tiền
Địa chỉ Địa chỉ người nộp tiền
Nội dung Diễn giải nội dung nộp
Duyệt kế toán Check – cập nhật sổ kế toán, No check – không cập nhật sổ kế toán
Khóa Check – khóa phiếu không được sửa chữa, No check phiếu có thể sửa chữa
Tk nợ Gắn tk nợ tương ứng với các nghiệp vụ
Tk có Gắn tk có tương ứng với các nghiệp vụ
Tiền Số tiền thu
Mã VAT Chọn loại VA (nếu có).
Tk nợ VAT
TK có VAT
Tiền VAT
Ngân hàng Nếu tài khoản đối ứng là 112 thì bắt buộc phải chọn ngân hàng
Đối tượng Mã khách hàng giao dịch (Bắt buộc khi Tk đối ứng là Tk theo dõi chi tiết theo đối tượng – công nợ)
Bộ phận Gắn mã bộ phậ (nếu có).
Nhân viên Gắn mã nhân viê (nếu có).
Khoản mục Gắn mã khoản mục cần theo dõ (nếu có).
Hạn t.toán Người dùng cập nhật số ngày
Ngày t.toán Chương trình tự động tính
Kèm theo Cập nhật số chứng từ kèm theo
Phần kê khai thuế VAT Người dùng kê khai thông tin thuế VAT
Giao diện kê khai thuế:

Kê khai từng khoản thuế theo chứng từ thuế. Nếu cần thêm dòng kê khai thì bấm F2-Thêm dòng. Nút F12-Lấy dữ liệu từ phần hạch toán sẽ lấy thông tin mã thuế, tiền thuế, đối tượng từ phần hạch toán trên chứng từ vào phần kê khai thuế.

4.1.2. Phiếu chi tiền mặt, phiếu kế toán, phiếu bù trừ công nợ

Tương tự phiếu thu

4.1.3. Phiếu báo nợ ngân hàng

Đường dẫn: Menu Chứng từ \ Phiếu báo nợ ngân hàng
Chức năng:
Màn hình cập nhật

Thông tin màn hình cập nhật chứng từ
Ngày chứng từ Ngày cập nhật chứng từ
Số phiếu Số phiếu – chương trình đánh tự động
Tiền tệ Chọn loại tiền hạch toán
Tỷ giá Người dùng tự cập nhật tỷ giá
Ngân hàng Chọn thông tin ngân hàng chuyển
Đơn vị nhận Chọn mã khách hàng cần chuyển khoản
SÔ tài khoản Cập nhật số tài khoản khách hàng cần chuyển khoản
Ngân hàng Cập nhật thông tin ngân hàng
Địa chỉ Địa chỉ người nộp tiền
Nội dung Diễn giải nội dung nộp
Duyệt kế toán Check – cập nhật sổ kế toán, No check – không cập nhật sổ kế toán
Khóa Check – khóa phiếu không được sửa chữa, No check phiếu có thể sửa chữa
Tk nợ Gắn tk nợ tương ứng với các nghiệp vụ
Tk có Gắn tk có tương ứng với các nghiệp vụ
Tiền Số tiền thu
Mã VAT Chọn loại VA (nếu có).
Tk nợ VAT
TK có VAT
Tiền VAT
Ngân hàng
Đối tượng Mã khách hàng giao dịch
Bộ phận Gắn mã bộ phậ (nếu có).
Nhân viên Gắn mã nhân viê (nếu có).
Khoản mục Gắn mã khoản mục cần theo dõ (nếu có).
Hạn t.toán Người dùng cập nhật số ngày
Ngày t.toán Chương trình tự động tính
Kèm theo Cập nhật số chứng từ kèm theo
Phần kê khai thuế VAT Người dùng nếu muốn kê khai thông tin thuế VAT
Kê khai thuế giống với phiếu thu

4.2. Cập nhật chứng từ vật tư

4.2.1. Đơn đặt mua hàng

Đường dẫn: Menu chứng từ\Đơn đặt mua hàng hoặc vào phân hệ Mua hàng\Đơn đặt hàng mua
Chức năng: Đơn đặt hàng mua được lập ra và gửi cho nhà cung cấp để đặt hàng đối với các mặt hàng có nhu cầu và dự kiến mua. Giá trên đơn đặt hàng chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng
Màn hình cập nhật

Giải thích thông tin cập nhật
Ngày chứng từ Ngày cập nhật chứng từ
Số phiếu Số đơn – chương trình đánh tự động
Tiền tệ Chọn loại tiền hạc toán
Tỷ giá Người dùng tự cập nhật tỷ giá
Đối tượng Chọn nhà cung cấp công ty cần đặt hàng
Địa chỉ Chương trình tự cập nhật theo mã đối tượng
Người giao Cập nhật tên người giao hàn (nếu có).
Nội dung Cập nhật nội dung đơn đặt hàng
Địa điểm giao Cập nhật địa điểm giao hàng
PT vận chuyển Cập nhật phương thức vận chuyển , ô tô – tàu…
PT Thanh toán Cập nhật PT thanh toán tiền mặt – chuyển khoản
Duyệt đơn hàng Check – Đơn hàng được chấp nhận, No check – Đơn hàng chưa được chấp nhận
Khóa Check – khóa phiếu không được sửa chữa, No check phiếu có thể sửa chữa
Mã vật tư Mã vật tư
Tên vật tư Tên vật tư cập nhật tự động theo mã
Đvt Chương trình tự động cập nhật theo mã
Số lượng Cập nhật số lượng cần đặt hàng
Đơn giá Cập nhật đơn giá – chưa VAT
Thành tiền Phần mềm tự động cập nhật
Ngày dự kiến hoàn thành Cập nhật ngày dự kiến hoàn thành

4.2.2. Đơn hàng bán, lệnh sản xuất

Thực hiện tương tự đơn đặt mua hàng.

4.2.3. Phiếu nhập mua hàng

Đường dẫn: Menu Chứng từ\Phiếu nhập mua hàng hoặc chọn phân hệ Mua hàng \ Phiếu nhập mua hàng
Chức năng: Theo dõi đơn hàng mua nội địa và nhập khẩu, theo dõi nhập mua nội địa và nhập khẩu, mua vật tư hàng hóa cũng như dịch vụ, tài sản, ccdc Màn hình cập nhật

Ngày chứng từ Ngày cập nhật chứng từ
Số phiếu Số phiếu nhập – chương trình đánh tự động
Mã nhập xuất Chọn loại mã nhập xuất Tiền mặt – Công nợ
Đối tượng Cập nhật loại đối tượng
Người giao Cập nhật tên người giao hàn (nếu có).
Địa chỉ Địa chỉ được cập nhật theo mã đối tượng
Nội dung Cập nhật nội dung
Xe Chọn danh mục xe vận chuyển
Duyệt kho Check – cập nhật vào tồn kho, No check – không cập nhật tồn kho
Duyệt kế toán Check – cập nhật sổ kế toán, No check – không cập nhật sổ kế toán
Khóa Check – khóa phiếu không được sửa chữa, No check phiếu có thể sửa chữa
Chọn đơn hàng Chọn đơn đặt mua hàng
Mã vật tư Cập nhật mã vật tư
Tên vật tư Tên vật tư
Đvt Đơn vị tính vật tư
Lô hàng Cập nhật ngày dự kiến hoàn thành
Kho Kho nhập hàng
Tk nợ Cập nhật tài khoản nợ
Tk có Cập nhật tài khoản có
Ngân hàng Nếu hạch toán lien quan đến tài khoản 112
Số lượng Số lượng nhập theo đơn vị tính
Đơn giá Đơn giá
Thành tiền Thành tiền
% CK Phần trăm chiết khấu của mặt hàng
Tiền CK Tiền chiết khấu của mặt hàng
Hạn thanh toán Hạn thanh toán cho người bán (Số ngày)
Ngày thanh toán Ngày hạn thanh toán
Mã VAT Chọn mã thuế VAT
Đối tượng VAT, ngày hóa đơn, số hóa đơn, ghi chú VAT Các thông tin kê khai thuế VAT
Kế khai thuế Check – Có lên báo cáo kê khai thuế, NoCheck – Không lên báo cáo kê khai thuế
Chiết khấu tổng Check – Gõ chiết khấu cho cả phiếu, NoCheck – Gõ chiết khấu cho từng dòng.
F12-Hạch toán chi tiết Hiển thị màn hình hạch toán chi tiết các khoản thuế, phí
Màn hình F12 – Hạch toán thuế phí:

Điền thông tin cần hạch toán.
• Nút F6-Phân bổ thuế nhập khẩu: Phân bổ tổng thuế nhập khẩu cho các mặt hàng theo giá trị hoặc số lượng.
• Nút F7-Phân bổ chi phí mua hàng: Phân bổ tổng chi phí mua hàng cho các mặt hàng theo giá trị hoặc số lượng.
• Nút F12-Định khoản VAT theo chi tiết hạch toán: Phần mềm tự động hạch toán thuế GTGT và điền vào cột Tk Nợ/Có VAT.

4.2.4. Phiếu chi phí mua hàng

Đường dẫn: Menu Chứng từ\Phiếu chi phí mua hàng hoặc chọn phân hệ Mua hàng \ Phiếu chi phí mua hàng
Chức năng: Theo dõi chi phí phát sinh liên quan đến việc nhập hàng, phân bổ chi phí vào giá vốn của hàng nhập kho.
Cập nhật chứng từ giống phiếu nhập mua hàng.
Trong màn hình cập nhật chứng từ có chức năng F6-Phân bổ chi phí:

Thông tin ở màn hình phân bổ chi phí:
Số tiền Chi phí cần phân bổ
Chỉ tiêu phân bổ theo số lượng hoặc giá trị Tiêu thức phân bổ
Phân bổ cho các chứng từ Điều kiện lọc các chứng từ nhập cần phân bổ chi phí
Sau khi điền các thông tin, bấm nút Lọc dữ liệu. Danh sách các chứng từ nhập sẽ hiển thị. Tích chọn các chứng từ muốn phân bổ chi phí và bấm Chấp nhận. Phần mềm sẽ tính toán các chi phí và tự động điền vào chi tiết phiếu chi phí mua hàng.

4.2.5. Phiếu xuất trả lại hàng

Đường dẫn: Menu Chứng từ\Phiếu xuất trả lại hàng hoặc chọn phân hệ Mua hàng \ Phiếu xuất trả lại hàng
Chức năng: Cập nhật nghiệp vụ xuất trả lại hàng đã mua cho nhà cung cấp.
Cập nhật chứng từ giống phiếu nhập mua hàng.
Trong màn hình cập nhật chứng từ có chức năng Chọn phiếu mua hàng:

Gõ từ ngày đến ngày, bấm lọc dữ liệu và tích chọn phiếu nhập mua cần trả lại, sau đó bấm Chấp nhận. Phần mềm sẽ tự động tạo chi tiết phiếu xuất trả lại hàng.

4.2.6. Phiếu nhập xuất thẳng

Đường dẫn: Menu Chứng từ\Phiếu nhập xuất thằng hoặc chọn phân hệ Mua hàng \ Phiếu nhập xuất thẳng
Chức năng: Cập nhật nghiệp vụ mua hàng và xuất thẳng.
Cập nhật chứng từ giống phiếu nhập mua hàng, không cần nhập mã kho.

4.2.7. Phiếu bổ sung thuế VAT

Đường dẫn: Menu Chứng từ\Phiếu bổ sung thuế VAT hoặc chọn phân hệ Mua hàng \ Phiếu bổ sung thuế VAT
Chức năng: Cập nhật nghiệp vụ bổ sung thuế (hàng về trước hóa đơn về sau)
Cập nhật chứng từ giống phiếu kế toán nhưng chỉ cần định khoản thuế, không cần định khoản tiền trước thuế.

4.2.8. Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất điều chuyển kho, phiếu nhập thành phẩm

Đường dẫn: Menu Chứng từ\… hoặc chọn phân hệ Hàng tồn kho \ …
Chức năng: Cập nhật nghiệp vụ nhập xuất kho nội bộ.
Cập nhật chứng từ giống phiếu mua hàng nhưng không có thuế.
– Phiếu nhập kho: Thường dùng để nhập lại vật tư thừa đã xuất cho sản xuất, nhập điều chỉnh tồn kho.
– Phiếu xuất kho: Xuất kho nội bộ, xuất điều chỉnh tồn kho.
– Phiếu xuất điều chuyển kho: Xuất chuyển hàng từ kho này sang kho khác.
– Phiếu nhập thành phẩm: Dùng cho nhập thành phẩm, bán thành phẩm thu được từ quá trình sản xuất.

4.2.9. Phiếu xuất bán hàng

Đường dẫn: Menu Chứng từ\Phiếu xuất bán hàng hoặc chọn phân hệ Bán hàng \ Phiếu xuất bán hàng
Chức năng: Cập nhật nghiệp vụ xuất bán hàng.
Cập nhật chứng từ giống phiếu mua hàng.
Chi tiết trên phiếu là định khoản doanh thu
• F12-Hạch toán chi tiết: Định khoản giá vốn, chiết khấu và các chi ph (nếu có). của phiếu xuất bán.

4.2.10. Phiếu hàng bán bị trả lại

Đường dẫn: Menu Chứng từ\Phiếu hàng bán bị trả lại hoặc chọn phân hệ Bán hàng \ Phiếu hàng bán bị trả lại
Chức năng: Cập nhật nghiệp vụ nhập hàng khách đã mua nhưng trả lại
Cập nhật chứng từ giống phiếu xuất bán hàng nhưng hạch toán ngược lại.

CHƯƠNG 5 – QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH – CCDC – CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC

Tổng quan: Tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước là những khoản chi phí trích dần dần vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các chi phí này được tập hợp vào tài khoản 211 (TSCĐ), 242 (Chi phí trả trước). Hàng tháng, doanh nghiệp trích dần các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất, quản lý.
Phần này sẽ hướng dẫn về quản lý tài sản cố định. Chức năng quản lý chi phí, CCDC làm tương tự nhưng đơn giản hơn.

5.1. Cập nhật danh sách tài sản cố định:

Đường dẫn: Menu Chức năng\Quản lý tài sản cố định\Danh sách tài sản cố định hoặc chọn phân hệ Tài sản cố định \ Danh sách tài sản cố định
Chức năng: Cập nhật danh sách tài sản cố định của đơn vị
Màn hình cập nhật:

Mã tài sản Mã tài sản cố định
Tên tài sản Tên tài sản cố định
Đơn vị tính Đơn vị tính của TSCĐ
Số thẻ Số thẻ tài sản
Nước sản xuất, năm sản xuất, công suất Thông tin xuất sứ, đặc tính của TSCĐ
Sản lượng theo công suất Dùng cho TSCĐ khấu hao theo PP sản lượng
Tk theo dõi Là tài khoản 211 chi tiết theo loại tài sản
Bộ phận sử dụng Là bộ phận đang sử dụng TSCĐ
Thông tin tăng tài sản Các thông tin về nghiệp vụ tăng tài sản như: Ngày tăng, lý do tăng, các chứng từ, biên bản ghi tăng TSCĐ
Nguyên giá Nguyên giá TSCĐ
Giá trị hao mòn Giá trị đã tính khấu hao của TSCĐ
Giá trị còn lại = Nguyên giá – Hao mòn
Tính khấu hao theo phương pháp Check: Có tính khấu hao
Chọn phương pháo KH cho TSCĐ
Ngày đăng ký KH Là ngày bắt đầu đưa TSCĐ vào tính khấu hao. Đối với những TSCĐ đã khấu hao trước khi sử dụng phần mềm thì ngày đăng ký khấu hao vẫn phải nhập đúng thời điểm đã đưa TSCĐ vào khấu hao trong quá khứ
Thời gian trích KH Là tổng số năm trích khấu hao cho tài sản
Đã trích KH Là số tháng đã trích KH trong quá khứ của TSCĐ, số tháng còn lại sẽ tiếp tục tính trên phần mềm
Hệ số KH Sử dụng cho phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần
Hạch toán khấu hao tài sản: Đây là thông tin người dùng khai báo để khi tính khấu hao tài sản, phần mềm sẽ tự động tạo ra phiếu hạch toán khấu hao TSCĐ:

Khi cần thay đổi thông tin hạch toán khấu hao, chỉ cần gõ thêm dòng, điền cột từ ngày bắt đầu thay đổi thông tin.

Biến động nguyên giá tài sản: Khi có biến động tăng, giảm nguyên giá TSCĐ, người dùng khai báo vào Tab Biến động nguyên giá tài sản:

Dụng cụ, phụ tùng kèm theo: Điền thông tin danh sách dụng cụ, phụ tùng kèm theo của TSCĐ (nếu có):

5.2. Tính khấu hao TSCĐ:

Đường dẫn: Menu Chức năng\Quản lý tài sản cố định\Tính khấu hao tài sản cố đinh (Có 3 phương pháp tính)
Chức năng: Thực hiện trích khấu hao tài sản cố định.
Màn hình tính khấu hao (PP đường thẳng):

Tháng, năm Chọn tháng, năm tính khấu hao
Tính khấu hao Phần mềm thực hiện tính khấu hao tài sản của tháng, năm được chọn
Lưu dữ liệu Lưu số liệu khấu hao và tạo phiếu hạch toán KH (Phiếu tự động)
Cả năm Bấm nút này thì phần mềm sẽ thực hiện tính và lưu KH từ tháng 1 đến tháng 12 của năm
Xóa khấu hao Xóa số liệu khấu hao của tháng, năm được chọn
Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần thực hiện tương tự.
Phương pháp khấu hao theo sản lượng cần thống kê sản lượng của từng loại tài sản, sau đó điền vào cột “Sản lương trong tháng”, và thực hiện tương tự PP đường thằng.

CHƯƠNG 6 – CÁC CHỨC NĂNG CUỐI KỲ

Bao gồm các chức năng thực hiện cuối tháng (quý), cuối năm.

6.1. Tính giá vốn xuất kho

Đường dẫn: Menu Chức năng\Tính giá vốn xuất kho
Chức năng: Tính giá vốn xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước, bình quân cả kỳ, bình quân di động (Khai báo phương pháp tính trong mục Tham số hệ thống)
Màn hình tính giá vốn:

Từ ngày, đến ngày Chọn khoảng thời gian cần tính giá vốn
Kho hàng Chọn kho cần tính giá vốn (Nếu để trống thì phần mềm sẽ tính giá vốn cho tất cả các kho)
Vật tư hàng hóa Chọn vật tư cần tính giá vốn (Nếu để tróng thì phần mềm sẽ tính giá vốn cho tất cả vật tư)

6.2. Tính giá thành

Báo gốm tính giá thành sản xuất, giá thành xây lắp, giá thành hợp đồng vụ việc.

6.2.1. Tính giá thành sản xuất

Đường dẫn: Menu Chức năng\Giá thành sản xuất
Chức năng: Thực hiện khai báo, tính giá thành sản xuất. Chú ý: Nếu sản xuất nhiều công đoạn cần chia Tk 154 và các Tk chi phí, thành phẩm chi tiết theo từng công đoạn tương ứng.
Khai báo công đoạn sản xuất:

Tên công đoạn Tên công đoạn sản xuất
Tk tập hợp chi phí Chọn Tk 154 tương ứng với công đoạn sản xuất
Điều kiện tập hợp chi phí Khai báo các tài Nợ/Có sẽ được tập hợp vào chi phí của công đoạn sản xuất tương ứng.
Tk nhập thành phẩm Chọn Tk 155 tương ứng với từng công đoạn
Tk phế liệu thu hồi Tài khoản theo dõi phế liệu thu hồi của công đoạn

Khai báo các yếu tố trong giá thành:

Các chi phí sản xuất bao gồm: Nguyên vật liệu, nhân công, máy móc, chi phí chung. Các yếu tố giá thành được link từ danh mục vật tư, hàng hóa. Như vậy, những chi phí xuất NVL thì yếu tố chính là mã vật tư xuất ra. Còn các chi phí nhận công, máy, sản xuất chung thì cần khai báo ở đây để Mã yếu tố được link sang danh mục vật tư. Yếu tố giá thành cũng phục vụ nhu cầu phân tích giá sản phẩm theo yếu tố mà người quản trị mong muốn. Ví dụ như chi phí nhân công muốn tách ra thành các yếu tố: Tiền lương, phụ cấp, ăn ca, tiền làm thêm, ..v..v. dựa vào Điều kiện hình thành yếu tố được khai báo.

– Khai báo các chi phí cần phân bổ:

Các chi phí phát sinh trong kỳ, có những chi phí đã chỉ định đích danh cho từng sản phẩm. Có nhứng chi phi không thế chỉ định đích danh cho sản phẩm được thì cần phân bổ. Các chi phí cần phân bổ có thể lựa chọn 1 trong 3 phương pháp: Hệ số, định mức hoặc tỷ lệ.
Ở màn hình này sẽ khai báo các chi phí cần phân bổ theo phương pháp định mức và tỷ lệ:

Tài khoản Chọn tài khoản 154 của công đoạn sản xuất
Các tài khoản chi phí Chọn các Tk chi phí cần phân bổ
Kiểu phân bổ Lựa chọn phương pháp phân bổ theo định mức hoặc tỷ lệ
Phân bổ theo tỷ lệ Dùng cho phương pháp phân bổ theo tỷ lệ: Người dùng sẽ khai báo tỷ lệ được dựa vào chi phí từ Tk -> đến Tk (Chi phí này phải là chi phí đã đích danh cho từng sản phẩm)

Bảng định mức sản phẩm:
Các chi phí phân bổ theo phương pháp định mức sẽ dựa vào bảng định mức này để phân bổ chi phí cho từng sản phẩm.

Như hình trên thì để làm ra 2 cái sản phẩm SP01 thì cần những yếu tố bên dưới. Số lượng/Giá trị định mức từng tháng.
Bảng hệ số sản phẩm:

Các chi phí phân bổ theo phương pháo hệ số sẽ dựa vào bảng hệ số này để phân bổ chi phí cho từng sản phẩm.

Như hình trên thì chi phí nhân công sẽ phân bổ cho SP01, SP02 theo hệ số của từng tháng.
Tính giá thành sản xuất:

Chọn tháng, năm cần tính giá thành (Nếu tính 1 tháng thì từ tháng đến tháng chọn giống nhau), chọn công đoạn tính giá thành. Sau đó bấm lần lượt các bước thực hiện.

6.2.2 Tính giá thành công trình, dự án – hợp đồng vụ việc.

Cách khai báo và thực hiện tương tự với mục tính giá thành sản xuất. Chỉ khác thay vì khai báo công đoạn sản xuất thì khai báo các Tk lien quan đến nghiệp vụ tính giá thành công trình dự án – hợp đồng vụ việc:

Tài khoản tập hợp chi phí Chọn tài khoản 154 tập hợp chi phí công trình dự án – hợp đồng vụ việc
Điều kiện tập hợp chi phí Danh sách các Tk Nợ/Có phát sinh chi phí cho công trình dự án – hợp đồng vụ việc.
Tk theo dõi doanh thu Các Tk theo dõi doanh thu công trình dự án – hợp đồng vụ việc. Các Tk này phải Chi tiết theo công trình/ Hoặc Chi tiết theo hợp đồng
Tk theo dõi giá vốn Tk theo dõi giá vốn công trình dự án – hợp đồng vụ việc. Tk này phải Chi tiết theo công trình/ Hoặc Chi tiết theo hợp đồng

6.3. Tính chênh lệch tỷ giá

Đường dẫn: Menu Chức năng\Tính chênh lệch tỷ giá
Chức năng: Tính chênh lệch tỷ giá các khoản gốc ngoại tệ cuối kỳ/cuối năm.
– Tính chênh lệch tỷ giá cuối kỳ:

Từ ngày, đến ngày Chọn khoảng thời gian tính chênh lệch tỷ giá
Tk lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá Khi phát sinh lãi hoặc lỗ chênh lệch tỷ giá, phần mềm sẽ tự động hạch toán Nợ/Có vào các tài khoản này.

Chênh lệch tỷ giá cuối năm:
Đánh giá chênh lệch tỷ giá các khoản có gốc ngoại tệ tại thời điểm cuối năm:

Ngày cuối năm Ngày cuối năm tài chính
Tk chênh lệch tỷ giá hối đoái Khi phát sinh lãi hoặc lỗ chênh lệch tỷ giá, phần mềm sẽ tự động hạch toán Nợ/Có vào tài khoản này.

6.4. Kết chuyển cuối kỳ.

Đường dẫn: Menu Chức năng\Kết chuyển cuối kỳ
Chức năng: Khai báo các bút toán kết chuyển cuối kỳ. Thực hiện kết chuyển cuối kỳ.
Màn hình khai báo bút toán kết chuyển:

Stt kết chuyển Số thứ tự của bút toán kết chuyển. Khi người dùng thực hiện kết chuyển nhiều bút toán, phần mềm sẽ thực hiện tuần tự theo số thứ tự này Diễn giải Nội dung bút toán. Nội dung này sẽ là nội dung trên phiếu tự động sinh ra khi người dùng thực hiện kết chuyển.
Từ tài khoản Danh sách các tài khoản đi (Có thể là Tk mẹ)
Kiểu kết chuyển Lựa chọn phương thức kết chuyển phù hợp
Đến tài khoản Tài khoản đến (Bắt buộc là Tk con chi tiết)
Thực hiện kết chuyển:
Tích chọn các bút toán cần thực hiện kết chuyển, sau đó bấm nút kết chuyển

Chọn khoảng thời gian cần kết chuyển và bấm Chấp nhận.

6.5. Kết chuyển thuế VAT

Đường dẫn: Menu Chức năng\Kết chuyển thuế VAT.
Chức năng: Thực hiện kết chuyển bù trừ thuế VAT đầu vào đầu ra

Từ ngày, đến ngày Chọn khoảng thời gian cần kết chuyền thuế VAT
Tk thuế VAT được khấu trừ Tk theo dõi thuế VAT đầu vào
Tài khoản thuế VAT phải nộp Tk theo dõi thuế VAT đầu ra

6.6. Chuyển số dư sang năm sau

Đường dẫn: Menu Chức năng\Chuyển số dư sang năm sau.
Chức năng: Thực hiện chuyển số dư cuối năm sang năm mới

Chọn năm, tích chọn các chỉ tiêu cần chuyển số dư sau đó bấm Chấp nhận.
Khi cần sửa chữa số liệu năm trước thì sau khi sửa xong cần chuyển lại số dư cho khớp số liệu giữa cuối năm trước và đầu năm sau.

CHƯƠNG 7: CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG

7.1. Thông tin đơn vị sử dụng

Đường dẫn: Menu Hệ thống\Thông tin đơn vị sử dụng
Chức năng: Cập nhật thông tin đơn vị sử dụng phần mềm. Các thông tin này dùng để in chứng từ, báo cáo

Tên đơn vị muốn khai báo lại thì cần bấm vào nút hình chiếc chìa khóa bên phải. Phần mềm sẽ hỏi mã số. Người dùng cần liên hệ đơn vị cung cấp để được mở khóa.
Nút “Copy thông tin cho các đơn vị khác”: Dùng cho đơn vị có nhiều chi nhánh. Muốn Copy thông tin sang cho các đơn vị khác.

7.2. Tham số hệ thống:

Đường dẫn: Menu Hệ thống\Tham số hệ thống
Chức năng: Khai báo các tham số sử dụng trong phần mềm mà người dùng được phép khai báo. Trong các tham số này, có những tham số quan trọng, sẽ yêu cầu mở khóa để khai báo lại. dùng cần liên hệ đơn vị cung cấp để được mở khóa.

7.3. Quản lý người sử dụng:

Đường dẫn: Menu Hệ thống\Quản lý người sử dụng

7.3.1 Người sử dụng.

Chức năng: Khai báo danh sách người dùng có quyền đăng nhập vào phần mềm
Có 3 cấp độ người dùng:
– Quyền quản trị cao nhất (Là User ở dòng đầu tiên – User này chỉ sửa được, không xóa, phân quyền được cho User này). User này có toàn quyền thực hiện các chức năng trên phần mềm.
– Quyền quản trị: Là User được tích dấu “User có quyền quản trị”: User này có quyền thấp hơn User quản trị cao nhất. Được phép thêm, sửa, xóa phân quyền cho các User thường, nhưng không được phép tác động đến User quản trị khác. User này cũng được phép duyệt chứng từ.
– User thường: Là User cấp thấp nhất, không được phép thực hiện các chức năng mang quan trọng của hệ thống.

Tên đăng nhập Là tên để đăng nhập vào phần mềm
Tên đầy đủ Họ và tên đầy đủ của tên đăng nhập
User có quyền quản trị Check: User có quyền quản trị, NoCheck: User thường
Nhóm Nhóm người dùng (Phần 7.3.2)

Đổi mật khẩu: Khi người dùng đăng nhập vào phần mềm thì được tự đổi mật khẩu của mình. Để đổi mật khẩu, trong danh sách người sử dụng, bấm vào nút đổi mật khẩu trên thanh công cụ:

Mật khẩu cũ Mật khẩu hiện tại (Nếu chưa có mật khẩu thì bỏ trống)
Mật khẩu mới Mật khẩu mới
Gõ lại mật khẩu mới Gõ lại trùng khớp với mật khẩu mới

Phân quyền: Trong danh sách người dùng. Chọn User muốn phân quyền. Sau đó bấm nút phân quyền trên thanh công cụ.

Có 6 Tab phân quyền bao gồm:
– Quyền cập nhật danh mục.
– Quyền cập nhật chứng từ.
– Quyền cập nhật dữ liệu khác.
– Quyền truy cập chức năng.
– Quyền xem báo cáo.
– Đơn vị: Quyền truy cập đơn vị cơ sở (Chi nhánh)
Các quyền:
Cấm truy cập Quyền cao nhất. Tích cấm là không được phép truy cập chức năng
Cấm thêm Cấm thêm mới dữ liệu
Cấm sửa Cấm sửa dữ liệu
Cấm xóa Cấm xóa dữ liệu
Cấm chi tiết Quyền này dành riêng cho danh mục. Bấm vào để cấm truy cập đến từng bản ghi trong danh mục.

7.3.2. Nhóm người dùng

Chức năng: Khai báo nhóm người dùng. Dùng để phân loại người dùng theo từng nhóm, phân quyền theo nhóm.
Chỉ User có quyền quản trị cáo nhất mới được phép thực hiện thêm, sửa, xóa, phân quyền cho nhóm.

7.4. Sao lưu dữ liệu

Đường dẫn: Menu Hệ thống\Sao lưu dữ liệu
Chức năng: Sao lưu lại toàn bộ dữ liệu phần mềm tại thời điểm thực hiện sao lưu.

Đường dẫn sao lưu: Là đường dẫn sẽ lưu file dữ liệu sao lưu. Đường dẫn này phải tồn tại trên máy chủ. Dung lượng ổ chứa file sao lưu phải còn đủ trống để thực hiện sao lưu.

7.5. Phục hồi dữ liệu.

Đường dẫn: Menu Hệ thống\Phục hồi dữ liệu
Chức năng: Phục hồi lại dữ liệu đã sao lưu trước đó.
Chức năng này chỉ dành cho User có quyền quản trị cao nhất và chỉ thực hiện trên máy chủ.
Trước khi thực hiện chức năng này cần thoát phần mềm ở tất cả các máy trạm, sao lưu dữ liệu lại cho an toàn.

Chọn file sao lưu. Sau đó bấm Chấp nhận để thực hiện phục hồi.

7.6. Khóa dữ liệu.

Đường dẫn: Menu Hệ thống\Khóa dữ liệu
Chức năng: Khóa dữ liệu đến cuối ngày được chọn. Dữ liệu từ ngày khóa trở về trước sẽ không được phép thêm, sửa, xóa nữa.
Chức năng này chỉ dành cho User có quyền quản trị cao nhất.

7.7. Đồng bộ, dọn dẹp hệ thống

Đường dẫn: Menu Hệ thống\Đồng bộ – dọn dẹp hệ thống
Chức năng: Thực hiện tối ưu hóa dữ liệu, làm mới hệ thống.

Dọn dẹp hệ thống Thực hiện tối ưu hóa dữ liệu, chỉnh sửa lại hệ thống
Thiết lập lại Index dữ liệu Sắp xếp lại dữ liệu nhằm tối ưu hóa khả năng tìm kiếm
Làm mới các File Template Tải lại các file cấu hình hệ thống từ Máy chủ về máy trạm
Tích chọn các chức năng muốn thực hiện, sau đó bấm Chấp nhận

7.8. Nhật ký sử dụng phần mềm.

Khi người dùng có bất kỳ tác động nào đến dữ liệu, phần mềm sẽ lưu lại nhật ký.
Số ngày phần mềm lưu lại nhật ký là 90 ngày (Có thể khai báo lại số ngày khi yêu cầu nhân viên kỹ thuật của bên cung cấp phần mềm thực hiện). Để xem nhật ký:
– Bấm vào nút “Xem nhật ký trên thanh công cụ” :

– Nếu muốn xem nhật ký của từng dòng bản khi thì bấm vào đầu dòng, sẽ có Menu hiển thị, chọn “Xem nhật ký”.
– Ở các chức năng tác động đến dữ liệu hoặc hệ thống, sẽ có nút “Xem nhật ký” ngay trên cửa sổ thực hiện chức năng:

Màn hình xem nhật ký:

– Phía trên là thông tin về User, máy trạm, hành động, mã bị tác động, thời điểm thực hiện.
– Phía dưới là thông tin chi tiết của dòng được chọn phía trên.

CHƯƠNG 8 – XEM BÁO CÁO VÀ IN ẤN

8.1. Xem báo cáo.

Để xem báo cáo, người dùng vào Menu báo cáo, chọn loại báo cáo cần xem. Danh sách báo cáo sẽ hiển thị. (Hoặc chọn báo cáo ngay tại phân hệ trong cửa sổ làm việc chính):

Một số báo cáo lên theo công thức thì nút “Khai báo công thưc lên báo cáo” sẽ hiển thị màu xanh. Tốt nhất người dùng nên liên hệ nhà cung cấp phần mềm để chỉnh sửa công thức.
Chọn báo cần xem, bấm đúp chuột, hoặc Enter -> Cửa sổ lọc báo cáo sẽ hiển thị. Người dùng điền các điều kiện lọc theo yêu cầu và bấm Chấp nhận.
Trên cửa sổ lọc báo cáo có các lựa chọn:
– Lưu điều kiện lọc: Lưu lại điều kiện lọc cho lần xem báo cáo tiếp theo
– Tiền ngoại tệ: Một số báo cáo cho phép xem theo tiền ngoại tệ.
– Copy query to Clipboard: Dành riêng cho nhân viên kỹ thuật bên cung cấp phần mềm.
Màn hình báo cáo:

Trên thanh công cụ của cửa sổ báo cáo có các chức năng:
In In báo cáo
Kết xuất Kết xuất báo cáo ra file Excel
Tính tổng Tính tổng cho cột số được chọn
Sửa chứng từ Nếu dòng bản ghi trên báo cáo đang là thông tin của một chứng từ. Bấm nút này sẽ hiển thị giao diện sửa chứng từ.
Lọc lại báo cáo Làm mới lại dữ liệu báo cáo theo điều kiện lọc đã chọn
Bấm Enter Đối với các báo cáo ở dạng tổng hợp, người dùng có thể bấm Enter để truy đến nguồn hình thành dữ liệu của dòng bản ghi đó.

8.2. In ấn

Chức năng in ấn được sử dụng cho in chứng từ, in báo cáo. Khi người dùng bấm lệnh in sẽ có cửa sổ chọn mẫu in hiển thị:

Chọn mẫu in và bấm Chấp nhận để in.
Nút sửa mẫu in để chỉnh sửa lại mẫu in. Nếu cần chỉnh sửa mẫu in, tốt nhất người dùng nên liên hệ nhà cung cấp để được trợ giúp.
Cửa sổ in:

Ở cửa sổ này, người dùng bấm nút in để in ra máy in, hoặc chọn kết xuất ra file PDF.